En Diciembre del año 2010 compartimos con nuestros usuarios de e-conta.mx un mensaje con el propósito de facilitar la implementación de la facturación electrónica.
Más de 10 años después la obligación se ha incrementado, los retos se mantienen aunque ya nos son familiares y mientras algunas oportunidades se han aprovechado, sigue existiendo margen a nuevas y más interesantes oportunidades por implementar.
Sería interesante el reflexionar si en nuestros procesos administrativos estamos cumpliendo con el reto de nuestra obligación y si estamos aprovechando todas las oportunidades que se nos presenta con la combinación de la factura electrónica y los avances en tecnología que tenemos al alcance.
Escrito original Diciembre 2010 :
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es un órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público de México, que tiene la responsabilidad de aplicar la legislación fiscal y aduanera, con el fin de que las personas físicas y morales contribuyan proporcional y equitativamente al gasto público, de fiscalizar a los contribuyentes para que cumplan con las disposiciones tributarias y aduaneras, de facilitar e incentivar el cumplimiento voluntario y de generar y proporcionar la información necesaria para el diseño y la evaluación de la política tributaria.
Su misión es recaudar las contribuciones federales y controlar la entrada y salida de mercancías del territorio nacional, garantizando la correcta aplicación de la legislación y promoviendo el cumplimiento voluntario y oportuno.
La Obligación
Los contribuyentes cuyos ingresos acumulables declarados en el ejercicio 2009 fueron superiores a cuatro millones de pesos, están obligados a facturar electrónicamente a partir del 1 de enero de 2011, cuando entra en vigor el esquema de Facturación Electrónica.
Los requisitos que se deben cumplir para facturar electrónicamente son:
- Contar con Firma Electrónica Avanzada vigente (Fiel).
- Tramitar al menos un certificado de sello digital ante el SAT.
- Adquirir, arrendar o desarrollar un sistema informático o utilizar los servicios de un tercero, o bien hacer uso de las aplicaciones gratuitas que pondrán a su disposición los proveedores de servicios de certificación para la generación de las facturas electrónicas 2011.
- Enviar sus facturas electrónicas al proveedor autorizado de certificación que contrate, para la validación, asignación de folio e incorporación del sello digital del SAT.
El Reto
Ante la obligación el contribuyente debe analizar sus opciones para cumplir en tiempo y forma con lo dispuesto por el SAT. El análisis es amplio ya que la implementación de la solución involucra a diversos recursos y áreas dentro de la organización de la empresa de la persona física o moral.
El reto consiste en tomar las mejores decisiones e implementarlas eficientemente. Entre las acciones mas importantes están :
- Seleccionar el método para generar las facturas electrónicas; ya sea comprando o rentando los servicios de una empresa de tecnología, o bien, implementando una solución internamente con los recursos de sistemas de computo de la empresa.
- Considerar los costos de implementación, en el corto y largo plazo, sin perder de vista el ahorro implícito por la cancelación del método tradicional de facturación con papel.
- Decidir en donde y como guardar las facturas electrónicas.
- Estudiar y familiarizarse con los términos y esquemas de negocio relacionados con sistemas de computo; ya que son básicos para entender las opciones y tomar la decisión correcta. De lo contrario, seleccionar a su proveedor de confianza y seguir sus recomendaciones.
- Validar con el contador o despacho contable las decisiones tomadas y garantizar el cumplimiento de las obligaciones ante el SAT.
- Monitorear las fuentes oficiales de información; ya que reaccionar a los cambios y prorrogas son parte del reto.
- Auditar y Corregir las bases de datos de los clientes a quienes se les generaran las facturas electrónicas; ya que todos los errores que la facturación en papel bondadosamente dejaba pasar, ahora electrónicamente se vuelven un impedimento para avanzar.
- Informar a los clientes del nuevo método a implementar.
- Consultar con los proveedores el método a implementar por ellos y planear la adaptación a recibir facturas electrónicas.
- Capacitar al personal de quien dependerá la implementación de los nuevos procesos.
La Oportunidad
Ya una vez superado el reto, aparece la oportunidad de mejorar los procesos operativos como consecuencia de la modernización y automatización de la facturación. Y de la mano de estas mejoras se presentan beneficios particulares y colectivos; así como formación de nuevos hábitos que elevan el nivel de la administración del contribuyente.
Algunas de las oportunidades son:
- Ante la ausencia del papel, desaparecen prácticas para el traslado y almacenamiento del mismo, generando ahorros y espacios aprovechables en otras áreas.
- Los mecanismos de cobranza se vuelven mas rápidos y eficientes, y de la mano de la facturación electrónica, el cliente entiende y acepta que el pago también puede ser electrónico desplazando al cheque y al efectivo.
- Ante la implementación de la facturación electrónica, los medios están dados para que el contador público interno o externo a la empresa, este informado y al día al menos de las facturas emitidas, si no es que de todas las operaciones contables.
- El grano de arena que cada contribuyente aporta al minimizar el uso del papel, colectivamente ofrece al medio ambiente una oportunidad para recuperar oxígeno perdido.
econta.mx le desea al contribuyente éxito al superar el reto de cumplir sus obligaciones con el SAT, y al mismo tiempo que el esfuerzo de para aprovechar las oportunidades que se presentan.
1 Diciembre 2010